Gaat u op vakantie of bent u een periode niet bereikbaar, dan laat een automatisch antwoord uw afzenders weten waar ze aan toe zijn.
Waar u het instelt
In DirectAdmin vindt u het onderdeel voor automatische antwoorden bij het e-mailbeheer. U kiest het adres, stelt de tekst in en geeft een begin- en einddatum op.
Vergeet die einddatum niet: een vakantiemelding die in november nog afgaat, oogt onprofessioneel.
Wat u in de tekst zet
Houd het kort en concreet: tot wanneer u weg bent, wanneer u weer reageert, en bij wie men terechtkan bij spoed. Vermeld ook of berichten wél gelezen worden of pas na terugkomst.
Wees terughoudend met details
Vermeld liever niet dat u drie weken in het buitenland zit. Dat is informatie die u niet aan onbekende afzenders wilt geven, en automatische antwoorden gaan naar iedereen die u mailt.
Let op bij nieuwsbrieven
Uw automatische antwoord reageert ook op nieuwsbrieven en systeemberichten. Goede instellingen sturen per afzender maar één keer per periode een antwoord; controleer dat, anders ontstaat er onnodig veel verkeer.
Stuurt u post door naar een collega en heeft die ook een automatisch antwoord aan staan, let er dan op dat ze niet op elkaar gaan reageren.
