Werken meerdere mensen aan dezelfde post, bijvoorbeeld op info@, dan zijn er verschillende manieren. Ze hebben elk hun voor- en nadelen.
Optie 1: doorsturen naar iedereen
Elke medewerker krijgt een kopie in zijn eigen mailbox. Simpel, maar iedereen ziet alleen zijn eigen kopie: u weet niet of een collega al geantwoord heeft, en berichten worden dubbel behandeld of juist door niemand.
Optie 2: één mailbox die iedereen opent
Alle medewerkers stellen hetzelfde account in via IMAP. Iedereen ziet dezelfde inbox, en wat de een leest of beantwoordt, ziet de ander ook.
Dit werkt in de praktijk goed voor kleine teams. Nadeel: u deelt één wachtwoord, en u ziet niet wie wat gedaan heeft.
Optie 3: een echte gedeelde mailbox
Sommige e-mailomgevingen bieden gedeelde mailboxen met eigen rechten per gebruiker. Dat is netter, maar vraagt om een omgeving die dat ondersteunt.
Praktische afspraken helpen het meest
Welke techniek u ook kiest, spreek af hoe u werkt: verplaats behandelde post naar een map “Afgehandeld”, of zet uw initialen in het onderwerp bij een antwoord. Dat voorkomt dubbel werk beter dan welke instelling ook.
